Een nieuwe week is begonnen, en met de terugkeer van collega’s van vakantie is het tijd om weer volop in de meetings te duiken. Maar hoe zorg je ervoor dat vergaderingen effectief verlopen en iedereen de kans krijgt om bij te dragen?
Maximale resultaten – minimale tijdverspilling
Hoe vaak ben je niet in een vergadering beland die eindeloos leek te duren en weinig resultaten opleverde? Of wat dacht je van een discussie zit waar enkele stemmen overheersen zonder substantiële bijdrage te leveren? Productief vergaderen is een kunst. Én het is een essentiële vaardigheid op het gebied van people management. Dit omvat zowel een gedegen voorbereiding vanuit jou als manager als het vermogen om onnodige zijsporen tijdens de vergadering te voorkomen en de dominante deelnemers te durven ‘afkappen’ wanneer de toegevoegde waarde ver te zoeken is.
De kracht van duidelijke doelstellingen
Door de doelstellingen van een vergadering helder te definiëren, geef je deelnemers de kans om zich voor te bereiden en zich te richten op relevante taken. Hiermee voorkom je dat de vergadering afdwaalt naar irrelevante discussies. Daarnaast is het van belang om basisregels op te stellen, zodat deelnemers tijdslimieten respecteren en off-topic gesprekken vermijden.
Facilitatie en waardecreatie
Voor een hogere vergaderproductiviteit kan het lonend zijn om een facilitator of bemiddelaar aan te wijzen, ook wel ‘de voorzitter’. De voorzitter kan discussies leiden, onderbrekingen beperken en ervoor zorgen dat iedereens inbreng wordt gehoord, terwijl het gesprek gefocust blijft op de doelen. Een aangewezen leider draagt ook bij aan gedeelde verantwoordelijkheid onder deelnemers en minimaliseert machtsstrijd of dominante persoonlijkheden. Je kan er zelf, als manager, voor kiezen om deze rol altijd te nemen. Echter kan het wisselend aanwijzen van deze rol ook zeer veel waarde toevoegen aan de rest van jouw team. Hiermee creëer je een gevoel van gelijkwaardigheid.
Efficiëntie, samenwerking en impact
Kortom, vergaderen draait om efficiëntie en waardecreatie. Met een gestructureerde aanpak kunnen vergaderingen minder tijd in beslag nemen en tegelijkertijd meer opleveren. Door te investeren in goed geleide vergaderingen, kunnen organisaties niet alleen de productiviteit vergroten, maar ook een cultuur van samenwerking en impact stimuleren. Dus probeer het de aankomende week eens uit in de meetings die jij in de agenda hebt staan en kijk of je verschil ziet!